La mise en œuvre d’un système de gestion des ressources marketing (MRM) tel que IBM Marketing Operations (IMO) offre à votre organisation une application Web de premier ordre. L’application peut créer un emplacement centralisé pour toutes vos campagnes de marketing, fournit une structure et une automatisation du marketing. En réalisant une installation IBM Marketing Operations, l’équipe marketing est en mesure de visualiser ses opérations quotidiennes à partir de son plan marketing annuel.
Cependant, la mise en œuvre de l’OMI va bien au-delà de la simple installation d’un logiciel. L’IMO est laissé « ouvert » afin que chaque client puisse configurer l’application qui répond le mieux à ses besoins. Les clients doivent être prêts à identifier les avantages et les inconvénients de leurs processus de marketing actuels et à apporter les changements nécessaires pour améliorer ces processus. Des modifications peuvent être apportées lors de phases ultérieures, telles qu’un audit des opérations de marketing IBM. Le processus d’installation d’IBM Marketing Operations se compose de six phases et peut durer de 3 à 6 mois en fonction de la complexité de la configuration.
Vous trouverez ci-dessous une description de chacune des six phases, quelques bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de chaque phase et comment CLEARGOALS peut vous aider à réussir la mise en œuvre de l’OMI.
Phase 1 – Découverte
D’une durée de 1 à 2 jours ouvrables, les sessions de découverte sont l’occasion pour l’équipe IMO de CLEARGOALS d’acquérir des connaissances de base sur la hiérarchie organisationnelle du client, son processus de marketing et ses besoins pour la mise en œuvre de l’IMO. Les participants comprennent des représentants des équipes de marketing, de création et de campagne, de l’informatique et des sponsors exécutifs. À la fin des sessions, un document de découverte et une feuille de calcul des besoins seront remis par l’équipe de l’OMI pour examen par le client.
Phase 2 – Conception
La phase de conception dure généralement plusieurs semaines et consiste en de multiples réunions avec l’équipe du projet. Lors de ces réunions, les utilisateurs quotidiens de l’application et l’équipe de l’OMI discutent et planifient l’aspect de l’application, la personnalisation étant essentielle. Les thèmes abordés sont les suivants
- Les champs de données qui seront saisis dans le système,
- Un mode d’emploi des calendriers de flux de travail, de la conception, de la mise en œuvre et de l’utilisation de l’outil de gestion des flux de travail,
- la sécurité pour chaque utilisateur et équipe de travail.
Les participants comprennent des utilisateurs des équipes de marketing, de création et de campagne. À l’issue de ces sessions, l’équipe de l’OMI remet au client un document de conception et des cahiers de conception qu’il doit approuver. Les documents présentés sont censés constituer un plan de configuration initial de l’application, mais des changements sont à prévoir au fur et à mesure de la construction.
Phase 3 – Construction
En fonction de la complexité, la phase de construction peut également prendre plusieurs semaines. L’équipe IMO utilisera les informations recueillies dans le document de conception et les cahiers d’exercices pour configurer IMO dans un environnement de développement. L’environnement de développement est censé fonctionner et se comporter exactement comme l’environnement de production fonctionnerait et pourrait être utilisé à l’avenir :
- Formation,
- Les tests changent, et,
- Améliorations.
Au cours de cette phase, il est utile de procéder à une révision de la conception lorsqu’une nouvelle fonctionnalité est disponible. Il est parfois difficile pour le client d’imaginer comment l’application fonctionnera avec les nouvelles fonctionnalités, c’est pourquoi un examen de la conception pendant la phase de construction permet de s’assurer que l’équipe de l’OMI et l’équipe du client sont en phase.
Phase 4 – Test
D’une durée de 2 à 3 semaines, la phase de test permet aux utilisateurs finaux (généralement les chefs d’équipe) de « jouer » avec l’outil. L’expérience pratique permet aux testeurs d’expérimenter la nouvelle configuration et de fournir un retour d’information sur leur expérience d’utilisateur. Dans la plupart des cas, l’équipe de l’OMI fournira des cas de test génériques que le client pourra adapter à ses propres processus de marketing. Cette phase peut s’avérer difficile, car les utilisateurs finaux doivent visualiser l’aspect final de l’application. On peut s’attendre à de nombreux changements au cours de cette phase.
La meilleure pratique veut que tous les utilisateurs de tests documentent toutes les modifications demandées dans une feuille de calcul Excel. L’équipe de l’OMI classera chaque modification selon une échelle de complexité faible, moyenne ou élevée et indiquera le temps approximatif nécessaire à sa réalisation. Le client peut alors classer par ordre de priorité les changements qui peuvent être effectués immédiatement et ceux qui peuvent être réalisés ultérieurement. Les modifications peuvent alors être apportées en temps réel et testées à nouveau par les utilisateurs jusqu’à ce que tous les scénarios de test soient terminés. Le client donnera son accord formel pour que la mise en œuvre passe à la phase suivante.
Phase 5 – Train
En fonction du nombre d’utilisateurs, la phase de formation peut prendre 2 à 3 semaines. L’équipe de l’OMI fournira des manuels de formation adaptés aux processus marketing des clients. Les manuels de formation comprennent des captures d’écran de l’application IMO du client. Il y a plusieurs façons d’organiser une formation pour l’OMI :
- L’équipe IMO forme 15 à 20 utilisateurs à la fois, en fonction de leur rôle, et
- L’équipe de l’OMI forme un petit groupe de formateurs qui, à leur tour, forment le reste des utilisateurs.
Ces deux scénarios offrent une formation pratique à l’utilisation du site web IMO Development. Étant donné que ce système est déployé auprès d’autres utilisateurs qui n’ont peut-être pas participé au processus de conception, on s’attend à ce qu’il y ait des modifications demandées. Comme dans la phase de test, il est préférable de classer ces demandes par ordre de priorité afin de déterminer s’il s’agit d’une « bonne chose » ou d’une nécessité urgente pour le déploiement.
Phase 6 – Déploiement
Une fois que tout le monde est d’accord pour dire que l’application est prête pour la production, l’équipe de l’OMI entame la phase de déploiement. La plupart des activités de déploiement peuvent être réalisées en 1 à 2 jours et peuvent nécessiter l’intervention d’un membre du service informatique pour déplacer des fichiers sensibles et/ou redémarrer le système. L’équipe de l’OMI exportera ensuite les fichiers de travail du site web de développement de l’OMI et les importera dans le site web de production. Ils effectueront des tests pour s’assurer que toutes les fonctionnalités fonctionnent et mettront en place la sécurité pour tous les utilisateurs.
Le système est prêt à l’emploi une fois que toutes les étapes sont terminées.
Post-production
Bien qu’il ne s’agisse pas officiellement d’une phase, la post-production est un moment important pour une installation IBM Marketing Operations. L’application vient d’être déployée auprès d’un grand nombre de personnes dans plusieurs départements et les équipes de marketing commenceront à utiliser le système, ce qui suscitera une avalanche de questions.
La meilleure pratique consiste à faire en sorte que l’équipe de l’OMI soit disponible pour répondre aux questions au cas où une situation ne pourrait être résolue par l’équipe du projet.
Récapitulation de l’installation d’IBM Marketing Operations
Si l’installation du logiciel IMO est un élément essentiel du processus, elle ne représente qu’une petite partie de la mise en œuvre globale. Les clients doivent être prêts à discuter, à documenter et éventuellement à modifier leur processus de marketing actuel tout en gérant les problèmes de gestion du changement avec leurs utilisateurs finaux. Le fait de suivre une approche progressive dans toutes les mises en œuvre aide nos clients à surmonter ces obstacles potentiels et leur permet de fournir à leurs utilisateurs finaux la technologie de marketing la plus efficace qui soit.
