La implantación de un sistema de gestión de recursos de marketing (MRM) como IBM Marketing Operations (IMO) proporciona a tu organización la mejor aplicación basada en web de su clase. La aplicación puede crear una ubicación centralizada para todas sus campañas de marketing, proporciona estructura y automatización de marketing. Al realizar una instalación de operaciones de marketing de IBM, el equipo o equipos de marketing pueden visualizar sus operaciones diarias directamente desde su plan de marketing anual.

Sin embargo, implantar la IMO es mucho más que una simple instalación de software. IMO se deja «abierta» para que cada cliente configure la aplicación que mejor se adapte a sus necesidades. Los clientes deben estar dispuestos a identificar los pros y los contras de sus actuales procesos de marketing y a introducir los cambios necesarios para mejorarlos. Se pueden realizar cambios en fases futuras, como una auditoría de operaciones de marketing de IBM. Un proceso de instalación de IBM Marketing Operations consta de seis fases y puede durar entre 3 y 6 meses, dependiendo de la complejidad de la configuración.

A continuación encontrarás una descripción de cada una de las seis fases, algunas de las mejores prácticas para aprovechar al máximo cada fase y cómo CLEARGOALS puede ayudarte a implementar con éxito la IMO.

Fase 1 – Descubrimiento

Las sesiones de descubrimiento, que suelen durar 1-2 días laborables, son una oportunidad para que el equipo de CLEARGOALS IMO adquiera conocimientos sobre la jerarquía organizativa del cliente, el proceso de marketing y los requisitos para la implantación de IMO. Entre los asistentes figuran representantes de los equipos de marketing, creativo y de campañas, de TI y patrocinadores ejecutivos. Al final de las sesiones, el equipo de IMO entregará al cliente un documento de descubrimiento y una hoja de cálculo de requisitos para su revisión.

Fase 2 – Diseño

La fase de diseño suele durar varias semanas y consiste en múltiples reuniones con el equipo del proyecto. En estas reuniones, los usuarios cotidianos de la aplicación junto con el equipo de OMI debaten y planifican el aspecto que tendrá la aplicación, la personalización es clave. Los temas incluyen:

1. Qué campos de datos se capturarán en el sistema.
2. Cómo hacer el flujo de trabajo, agenda del diseño de la implementación.
3. La seguridad necesaria para cada usuario y equipo de trabajo.

Entre los asistentes figuran usuarios de los equipos de Marketing, Creatividad y Campañas. Al final de estas sesiones, el equipo de la IMO entrega un documento de diseño y cuadernos de trabajo de diseño para que el cliente los apruebe. Los documentos presentados pretenden ser un modelo de configuración inicial de la aplicación, aunque se esperan cambios a medida que comience la configuración o construcción.

Fase 3 – Construcción

Dependiendo de la complejidad, la fase de construcción también puede durar varias semanas. El equipo de IMO utilizará la información recopilada en el documento de Diseño y los libros de trabajo para configurar IMO en un entorno de Desarrollo. El entorno de desarrollo está pensado para que funcione y se sienta exactamente como lo haría el entorno de producción y para que pueda utilizarse en el futuro:

1. Formación.
2. Pruebas de cambios.
3. Mejoras.

Durante esta fase resulta útil realizar una revisión del diseño una vez que se dispone de una nueva función. A veces es difícil para el cliente imaginar cómo funcionaría la aplicación con la nueva funcionalidad, por lo que realizar una revisión del diseño durante la fase de construcción garantiza que el equipo de IMO y el del cliente estén alineados.

Fase 4 – Prueba

La fase de prueba, que suele durar de 2 a 3 semanas, permite a los usuarios finales (normalmente los jefes de equipo) «jugar» con la herramienta. La experiencia práctica da a los participantes la oportunidad de experimentar con la nueva configuración y proporcionar información sobre su experiencia de usuario. En la mayoría de los casos, el equipo de IMO proporcionará casos de prueba genéricos que el cliente puede personalizar con sus propios procesos de marketing. Esta fase puede suponer un reto, ya que los usuarios finales necesitan visualizar el aspecto que tendría la aplicación como producto final terminado. Se pueden esperar muchos cambios durante esta fase.

Las buenas prácticas exigen que todos los usuarios de las pruebas documenten todos los cambios solicitados en una hoja de cálculo Excel. El equipo de la IMO etiquetará cada cambio en un rango de complejidad baja, media o alta y el tiempo aproximado que llevará completar cada uno. A continuación, el cliente puede priorizar qué cambios pueden realizarse de inmediato y cuáles en el futuro. A continuación, los usuarios pueden realizar cambios en tiempo real y volver a probarlos hasta completar todos los escenarios de prueba. El cliente dará su visto bueno formal para que la aplicación pueda pasar a la siguiente fase.

Fase 5 – Entrenamiento

Dependiendo del número de usuarios, la fase de formación puede durar entre 2 y 3 semanas. El equipo de IMO proporcionará manuales de formación adaptados a los procesos de marketing del cliente. Los manuales de formación incluyen capturas de pantalla en directo de la aplicación IMO de los clientes. Hay un par de maneras diferentes de llevar a cabo la formación para la OMI:

1. El equipo de la IMO forma de 15 a 20 usuarios a la vez, en función de su función.
2. El equipo de la IMO forma a un pequeño grupo de capacitadores que, a su vez, forman al resto de usuarios.

Ambos escenarios proporcionan formación práctica mientras se utiliza el sitio web de Desarrollo de la IMO. Dado que se está extendiendo a otros usuarios que pueden no haber participado en el proceso de diseño, es de esperar que se soliciten cambios en el sistema. Al igual que en la fase de prueba, lo mejor es dar prioridad a estas peticiones para determinar si se trata de algo que «está bien tener» o de algo que se necesita urgentemente para el despliegue.

Fase 6 – Despliegue

Una vez que todos estén de acuerdo en que la aplicación está lista para Producción, el equipo de la IMO comenzará la fase de Despliegue. La mayoría de las actividades de despliegue pueden realizarse en 1-2 días y pueden requerir que alguien del departamento de TI traslade archivos sensibles y/o realice un reinicio del sistema. A continuación, el equipo de IMO exportará los archivos de trabajo de la web de desarrollo de IMO y los importará a la web de producción. Realizarán pruebas para garantizar que todas las funciones funcionan correctamente y establecerán la seguridad para todos los usuarios.

El sistema está listo para su uso una vez completados todos los pasos.

Postproducción

Aunque oficialmente no es una fase, la postproducción es un momento importante para una instalación de operaciones de marketing de IBM. La aplicación acaba de desplegarse a varias personas en varios departamentos y habrá un aluvión de preguntas a medida que los equipos de marketing empiecen a utilizar el sistema.

La mejor práctica es que el equipo de la IMO esté disponible para responder a preguntas en caso de que se produzca una situación que no pueda resolver el equipo del proyecto.

IBM Marketing Operations Installation Wrap Up

Aunque la instalación del software de la OMI es una parte vital del proceso, es una pequeña pieza de la implementación global. Los clientes deben estar dispuestos a debatir, documentar y, potencialmente, cambiar su actual proceso de marketing, al tiempo que se enfrentan a problemas de gestión del cambio con sus usuarios finales. Seguir el enfoque por fases en todas las implementaciones ayuda a nuestros clientes a superar estos posibles obstáculos y les permite ofrecer a sus usuarios finales la tecnología de marketing más eficaz disponible.